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En France, une plateforme publique permet aux organismes de formation de publier leurs offres de formation délivrant des certifications reconnues par l'État. Le problème est que cette plateforme publique n'est pas très user-friendly pour saisir des offres de formation,

et les organismes de formation proposent parfois de nombreuses offres. De plus, ils peinent à formater (balises HTML) le contenu de leurs offres (ce qui peut dissuader les apprenants qui souhaitent s'inscrire). La plateforme de l'État propose un service de « transfert XML » pour importer les offres de formation en une seule fois, mais les organismes de formation manquent de compétences pour formater leurs offres en XML. Les organismes de formation passent ainsi à côté de la vente de formations car leur catalogue est loin d'être optimal sur la plateforme publique. Analyse concurrentielle : les autres solutions existent depuis au moins 1 ou 2 ans. Ils proposent : o Cette fonctionnalité majeure 'XML Transfer' entre autres (ERP pour les organismes de formation). Dans ce cas, le formatage n'est pas proposé. Le modèle de données des offres de formation est différent de celui de la plateforme publique (la plateforme publique n'est pas forcément intuitive) o Seulement cette particularité majeure : souvent le prix est élevé. De plus, l'import s'effectue difficilement (le parcours utilisateur se concentre sur l'export au format XML et les autres étapes du « travail client » sont omises).

1. Contexte business

MonCatalogueFormations

B2B

Pour les organismes de formation qui souhaitent augmenter leurs ventes de formations sur MonCompteFormation, MonCatalogueFormations est un produit de gestion de catalogue de formation qui permet aux utilisateurs d'importer, de modifier, de formater et d'exporter leur catalogue vers MonCompteFormation.

Nous avons commencé par créer le modèle économique de notre future entreprise. Nous avons ensuite décomposé le travail de l'organisme de formation en Jobs to be done fonctionnels (non émotionnels) et élaboré la cartographie de la proposition de valeur (nous avons répertorié les

les difficultés et les gains des clients à chaque étape du travail du client). Voici un extrait de notre client Job :

Job Executor
Type of step
Step
Page
Training Organization
1. Define
Plans to import a large number of training courses onto the public platform
Training Organization
2. Locate
Designs their training catalog
Training Organization
3. Prepare
Prepares the Excel import file or the training courses in the application
Training Organization
4. Confirm
Previews the import of their training courses
Training Organization
5. Execute
Imports their training catalog
Training Organization
6. Monitor
Checks the appearance of their catalog
Training Organization
7. Modify
Refines the training catalog and its appearance
Training Organization
8. Conclude
Exports the public platform XML file in the correct format

Quelques pages sont mappées ici avec les étapes du travail (d'autres sont délibérément masquées).

Le Product Owner a mappé les tâches à effectuer sur les principales fonctionnalités qui ont été priorisées, puis décomposées en fonctionnalités pour estimation (les fonctionnalités ne sont pas gravées dans le marbre à ce stade).
Après l'estimation, le Product Owner a défini les termes métiers : c'est notre glossaire qui nous permet de délimiter les contextes délimités ainsi que le « domaine métier ». L'équipe a pu réaliser la modélisation du domaine, et nous avons conçu le domaine avec l'aide de la pré-digestion du Product Owner et des processus métiers (event storming). Parallèlement, les utilisateurs et personas cibles ont été définis. Le Product Owner (qui joue plusieurs rôles dans notre projet) a rédigé les conversations entre les futurs utilisateurs et notre système. Cela déterminait naturellement les flux de tâches (séquence des pages). Une fois les pages ordonnées et affinées, il fallait les prototyper. C’est à ce stade que le Product Owner attache les actions métiers (définies en partie lors de la modélisation du domaine) aux pages. Les travaux à effectuer, les conversations & les entités sont également liés aux pages. Dans le même temps, les cas d'utilisation (pour les tests de produits), les exigences fonctionnelles (qui sont des sous-ensembles des fonctionnalités) et les règles métier sont spécifiés. Les développeurs ont pu prendre le relais en validant le domaine défini et en configurant (front/back end) le produit.

2. Comment avons-nous procédé ?

Nous avons retiré plusieurs bénéfices de ce premier produit mis en place sur Synthia :

  • Les organismes de formation gagnent un temps non négligeable de saisie du catalogue (pour un catalogue de 100 offres de formation, nous l'importons en 25 minutes au lieu de 800 minutes de saisie manuelle sur la plateforme publique). De plus, les organismes de formation peuvent simuler l’apparence de leur catalogue et réduire leur temps de vérification pour la mise en forme.

  • Les organismes de formation ont la possibilité de formater leur catalogue pour un grand nombre de formations (le formatage se fait sur notre interface en quelques minutes pour 100 offres de formation, alors que les concurrents ne peuvent pas proposer le même service).

  • Les organismes de formation peuvent à tout moment consulter leur catalogue et modifier les données en quelques clics (si une erreur apparaissait sur une centaine d'offres de formation, certains pouvaient payer des milliers d'euros à des consultants XML : https://www.codeur.com/projects/303953-fichier-xml-edof). Notre méthode UX et notre modèle de données le permettent.

  • Certains de nos clients ont pu augmenter leurs revenus mensuels de 500 %.

Concernant les performances pour les clients finaux :

  • Nous conservons la documentation sur l'entreprise et le produit

  • Nous nous sommes assurés de construire une solution adéquate vis à vis du problème défini

  • Nous avons amélioré la collaboration entre l'équipe commerciale et l'équipe de développement grâce aux méthodes empruntées

  • L'expérience utilisateur est satisfaisante (selon les premiers retours et le délai entre l'import et l'export du catalogue)

  • Nous avons probablement gagné du temps sur le développement en transférant une partie de la charge de travail des développeurs vers l'équipe métier/produit et en optimisant les spécifications.

  • Nous avons pu accompagner facilement les profils juniors, que ce soit côté produit ou développeurs

3. Notre évaluation et nos performances

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